Evenementen

Infopagina evenementen

Algemeen

Een evenement organiseren? Via dit formulier hoef je slechts één aanvraag in te dienen dat alles omvat: het huren van materiaal en accommodatie, aanvragen van vergunningen en parkeerverboden… De aanvraag wordt bezorgd aan het college van burgemeester en schepenen.

Wijzigingen moeten onmiddellijk, liefst schriftelijk, gemeld worden via evenementen@aalter.be. Doe je aanvraag ruim op voorhand om een afkeuring te vermijden doordat niet alle vergunningen tijdig kunnen worden afgeleverd.

Wens je een gemeentelijke accommodatie te reserveren, kan je via de knop ‘Toevoegen’ onderaan deze pagina de beschikbaarheid van de zalen raadplegen en toevoegen aan jouw evenementenaanvraag

Identificatie, planning & locatie

Als erkende Aalterse vereniging heb je een aantal extra voordelen (bv. Subsidie, voordeligere tarieven, andere toekenningstermijn uitleenmateriaal,…) bij de gemeentelijke dienstverlening. Voor meer info neem je contact op met de gemeentelijke administratie. Aanvraag erkenning van een vereniging – Gemeente Aalter
Bestaat jouw organisatiecomité uit een groep vrijwilligers? Dan neem je best het statuut aan van een vzw. Dit brengt verplichtingen met zich mee maar het biedt wel een zekere bescherming van de leden. Bij een feitelijke vereniging geldt de hoofdelijke aansprakelijkheid.

Materialen

Hier moet nog de nodige uitleg bijkomen

Mobiliteit

Een inname openbaar domein dien je aan te vragen bij EagleBe via de website van Lokaal Bestuur Aalter. Het referentienummer dat je op het einde verkrijgt en ook per e-mail zal ontvangen, kan je hieronder invullen ter vervollediging van je aanvraag inname openbaar domein.

Muziek

Geluidsniveaus bij activiteiten met elektronisch versterkte muziek worden geregeld door de Vlaamse Milieuregelgeving (VLAREM).

Er zijn verschillende categorieën van geluidsniveaus:

Stiller dan 85 dB(A)LAeq, 15 min (gemiddeld geluidsniveau over 15 minuten): je hoeft niets aan te vragen of te doen
Luider dan 85 dB(A)LAeq, 15 min: je vraag per nevenactiviteit de toestemming aan het college van burgemeester en schepenen met daarbij de gewenste maximumnorm. Naargelang de maximumnorm die het gemeentebestuur toestaat, neem je de nodige bijkomende maatregelen.
Muziekactiviteiten met een maximaal geluidsniveau groter dan 100 dB(A)LAeq, 60 min zijn niet toegelaten.
De regelgeving over het maximale geluidsniveau geldt voor alle muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor publiek en waar elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld. Dat wil zeggen dat iedere openbare activiteit met opgenomen muziek (bijv. cd’s, mp3,…) of elektronisch versterkte livemuziek (bv. Liveoptredens met microfoons, versterkers,…) onder de regelgeving valt.
Bij een maximaal geluidsniveau boven 85 dB(A)LAeq, 15 min moet de organisator/exploitant het geluid meten tijdens de volledige activiteit en het geluidsniveau duidelijk zichtbaar tonen aan de geluidsverantwoordelijke. Bij een maximaal geluidsniveau boven 95 dB(A)LAeq 15 min moet, naast de bovenvermelde voorwaarden, ook het gemeten volume gedurende de hele activiteit geregistreerd en bewaard worden. Eveneens moeten gratis oordopjes ter beschikking gesteld worden.

De aanvrager dient enkel voor fuiven, live-optredens en theatervoorstellingen (of andere dergelijke activiteiten met inkomgeld) zelf in te staan. Wat precies onder deze termen valt, vind je op de website van de Vlaamse overheid - SABAM

Handel en verkoop

Info over het schenken van sterke drank bij openbare manifestaties Tombola: De wet van 31 december 1851 laat in principe het houden van loterijen en tombola’s niet toe. Uitzondering hierop zijn loterijen en tombola’s die uitsluitend bestemd zijn voor een doel van algemeen nut (“het goede doel”). Het aanvragen van een vergunning voor het organiseren van een loterij of tombola moet je richten aan:

1. Het college van burgemeester en schepenen voor zover de tombola enkel binnen de gemeente Aalter wordt gehouden (ook de bekendmaking mag enkel binnen de gemeente gebeuren).
2. De bestendige deputatie van Provincie Oost-Vlaanderen, Gouvernementstraat 1, 9000 Gent, als de tombola wordt gehouden in meer dan één gemeente van de provincie Oost-Vlaanderen.

Markt/rommelmarkt/avondmarkt:

Een markt wordt op het openbaar domein of op privaat domein (bijvoorbeeld het terrein van een school) georganiseerd. Op een rommelmarkt verkoopt een particulier eigen goederen van ‘op zolder’. Op een avondmarkt staan er professionele marktkramers die in het bezit zijn van een machtiging of leurkaart.

Opmerkingen:

Ambulante handel wordt, op basis van de wet van 4 juli 2005 betreffende ambulante activiteiten, als volgt gedefinieerd:

“de verkoop, te koop aanbieding of uitstalling met het oog op de verkoop van goederen en diensten aan de consument door een handelaar buiten zijn vestiging(en) of door elke andere persoon of vereniging die niet over een dergelijke vestiging beschikt”.

In principe dient elke ambulante handelaar over een leurkaart te beschikken maar een aantal ambulante activiteiten zijn daarvan vrijgesteld. Het gemeentebestuur dient wel haast in alle gevallen een toelating te verlenen om ambulante activiteiten uit te oefenen.

Occasionele verkoop met niet-commercieel karakter

Deur-aan-deurverkoop van bloemen, verkoop van stickers, braadworsten, pannenkoeken,… ten voordele van je vereniging zijn voorbeelden van occasionele verkopen met een niet-commercieel karakter. Voor deze verkopen heb je geen leurkaart nodig maar dien je wel een toelating bij het gemeentebestuur aan te vragen. Enkel jeugdverenigingen erkend en gesubsidieerd door het gemeentebestuur van Aalter zijn hiervan vrijgesteld en dienen geen toelating vooraf aan te vragen bij het gemeentebestuur. Dergelijke verkopen kunnen natuurlijk enkel maar ten voordele van jullie organisatie of ten bate van een ander menslievend, sociaal, cultureel, sportief of educatief doel en niet uit persoonlijk winstbejag of louter commerciële overwegingen.

De verkoop moet dus aan volgende voorwaarden voldoen:

- De verkoop moet één van volgende doelen hebben: liefdadig, sociaal, cultureel, educatief of sportief doel, ter bescherming van de natuur en de dierenwereld, ter bevordering van ambachten en streekproducten;
- De verkoop moet eenmalig (occasioneel) blijven;

De aanvraag voor een machtiging occasionele verkoop dient minstens 1 week voor de geplande verkoop te gebeuren bij het gemeentebestuur, als de verkoop niet de grenzen van de gemeente overschrijdt. In dit geval levert de burgemeester de machtiging af. Als de verkoop wel de gemeentegrenzen overschrijdt, dient de aanvraag aan FOD Economie gericht te worden. De machtiging wordt toegekend voor een periode van maximum een jaar met de mogelijkheid tot verlenging.

Binnen de dertig dagen na het vervallen van de machtiging dient de organisator een bewijs van opbrengst af te leveren bij het gemeentebestuur van Aalter.

De verkopers dienen zich tijdens de verkoop te identificeren aan de hand van een opschrift, logo of bekend symbool. Zij moeten ook de machtiging van het gemeentebestuur bij zich hebben.

Bij de verkoop van gereglementeerde producten zoals bijvoorbeeld voedingswaren moet je de geldende reglementering naleven.

Rommel- of themamarkt met niet-commercieel karakter

Een rommelmarkt wordt door de wet aanzien als een manifestatie die verschillende niet-professionele verkopers verenigt. Daarom dienen standhouders op een dergelijke manifestatie niet over een leurkaart te beschikken. De organisator van een dergelijke rommel- of themamarkt moet hiervoor wel een algemene toelating aanvragen bij het gemeentebestuur, minstens 1 maand voorafgaand aan de activiteit. De burgemeester levert deze machtiging af. Als een particulier zijn/haar eigen goederen occasioneel wenst te verkopen en als die verkoop het normaal beheer van een privé-patrimonium niet overstijgt (vb. een garageverkoop), dan is geen leurkaart, noch een machtiging van de burgemeester vereist. Deze activiteiten zijn dus vrijgesteld van enige machtiging.

Ambulante activiteit met commercieel doel: manifestaties ter bevordering van de lokale handel en het lokale gemeenschapsleven

Kerstmarkten, eindejaar shopping, braderieën zijn voorbeelden van manifestaties ter bevordering van de lokale handel en het lokale gemeenschapsleven. Hoewel deze manifestaties vaak een commercieel doel hebben, zijn deze vrijgesteld van toelating ambulante handel onder de vorm van een leurkaart. Ook deelnemende lokale handelaars, producenten en ambachtslui zijn vrijgesteld van die toelating. De organisatie dient hiervoor wel een machtiging aan te vragen bij het gemeentebestuur, minstens één maand voorafgaand aan de activiteit. De burgemeester verleent de toelating. De organisatie beslist zelf over de toewijzing van de plaatsen.

- Wanneer ambulante handelaars ingeschakeld worden door verenigingen op culturele of sportieve manifestaties (vb. foodtruck tijdens een wielerwedstrijd) hoeft het gemeentebestuur geen toestemming te verlenen, maar raden we de organisator aan om de machtiging of leurkaart van de ambulante handelaars op te vragen en controleren.

Publiciteit

Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen dienen promotie- aankondigingsborden aan volgende voorwaarden te voldoen:

De tekst op de borden mag uitsluitend betrekking hebben op het evenement. Handelsreclame en alle andere publiciteit is verboden
De borden mogen niet worden vastgemaakt aan bomen, verlichtingspalen, verkeerslichten of andere signalisatie
Het is verboden om borden aan te brengen die de bestuurders verblinden of misleiden en die (geheel of gedeeltelijk) verkeerstekens voorstellen of nabootsen.
De borden mogen de weggebruikers of voetgangers niet hinderen
Bij slechte weersomstandigheden dienen de borden in goede staat te worden behouden om de verkeersveiligheid te verzekeren
De borden mogen slechts vanaf 21 dagen vóór het evenement worden aangebracht en dienen ten laatste de achtste dag erna verwijderd te zijn.
Het is verplicht om op de achterkant van het publiciteitsbord het nummer van onze vergunning te vermelden

Reclamewagens mogen maximum 3 uur ononderbroken parkeren op de openbare weg. Algemene regel: tijdens het voeren van de publiciteit zullen voorbijgangers niet aangeklampt of lastiggevallen worden.

Milieu

Sanitair:

Gebruik je tijdelijke sanitaire blokken en kunnen deze niet aangesloten worden op de riolering? Dan ben je verplicht om te kiezen voor een installatie met intern reservoir. Onder géén beding mag dergelijk afvalwater geloosd worden in beken of andere oppervlaktewaters!

Afval:

Ingezameld afval op een evenement wordt als ‘bedrijfsafval’ aanzien, wat betekent dat dergelijk afval niet met de wekelijkse huisvuilophalingsdienst mag worden meegegeven.
- Uitzondering op de regel: max. 3 particuliere restafvalzakken (60 liter) EN max. 3 particuliere PMD-zakken (60 liter).
- Indien na een evenement méér afval ontstaan is dan bovengenoemde uitzonderingsregel, dient een private ophaalfirma te worden ingeschakeld.
- Het gemeentebestuur stelt geen afvaleilandjes meer ter beschikking!
Vanaf 15 juni 2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de evenementorganisator daarvoor in een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van die eenmalige recipiënten gescheiden wordt ingezameld voor recyclage.
Vanaf 1 januari 2025 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden.

Bij grotere evenementen moet je rekening houden met een eventuele vergunnings- of meldingsplicht van “hinderlijke inrichtingen”.

Als het een noodstroomgroep is die minder dan 500 bedrijfsuren per kalenderjaar draait, dan moet je maar 50% van het vermogen in rekening brengen. Bv. groep heeft vermogen van 200 kVA maar heeft 300 bedrijfsuren per kalenderjaar => dan tel je maar 100 kVA => onder de drempelwaarde van 150 kVA => geen vergunning nodig in dat geval.

Financiële ondersteuning

Een geslaagd evenement hangt grotendeels af van een goede voorbereiding, inclusief een financieel plan. Het gemeentebestuur biedt tal van financiële ondersteuningen. Ook de provincie en de Vlaamse overheid komen vaak tussen bij de organisatie van activiteiten. Dien ook hier tijdig je aanvraag in.

Ga na of uw vereniging in aanmerking komt voor één van onderstaande subsidies: